Как сэкономить на обслуживании офисной техники

Современный офис невозможно представить без техники. Ее эксплуатация ежемесячно съедает солидную сумму денег. Можно ли сэкономить на обслуживании офисной техники и как сделать это без ущерба качеству делопроизводства – рассказываем в этой статье.

Бумага

Даже с переходом на электронный документооборот офис продолжает использовать внушительные объемы бумажных документов. На этом фоне может возникнуть желание сэкономить на покупке офсетной бумаги, ведь экономия на каждой пачке растет пропорционально объемам офиса.

Здесь есть подводные камни:

• более дешевая бумага чаще всего менее плотная и качественная;
• она чаще застревает в принтерах и МФУ;
• может влиять на качество печати не в лучшую сторону.

При покупке бумаги для офисной техники лучше всего придерживаться правила золотой середины – приобретать бумагу средней ценовой категории с плотностью в диапазоне от 60 до 160 г/м2. А сэкономить можно при оптовой закупке, если у офиса есть складское помещение для хранения бумаги.

Сервисное обслуживание техники

Оргтехника, которая находится в постоянном использовании, нуждается в регулярном обслуживании. Это гарантирует исключение неприятных ситуаций с внезапной поломкой принтера, которая способна дезорганизовать работу целого отдела или даже всей компании.

Как часто требуется обслуживать печатные устройства? Период обслуживания современных принтеров и МФУ составляет около 20 тысяч отпечатков. В зависимости от загруженности техники период прихода мастера может составлять от 1 месяца до 1 раза в квартал.

Сэкономить на этом пункте возможно при заключении договора обслуживания с сервисной компанией. В него стоит включить регулярные визиты мастера в офис и возможность производить разовый ремонт в экстренных случаях.

Если техника стала часто выходить из строя, то возможно ее просто пора заменить. В перспективе покупка нового МФУ может быть намного выгодней, чем постоянный ремонт старой техники.

Картриджи

Весомые траты на обслуживание принтеров и МФУ связаны с покупкой или заправкой картриджей. Сэкономить на этом также можно:

подобрать замену более дорогим оригинальным расходникам среди более бюджетных совместимых вариантов;

использовать перезаправляемые картриджи.

Отказ от оригинальных расходников может повлечь ухудшение качества печати. Поэтому выбор в пользу неоригинальных комплектующих может быть опасен.

Оптимизировать можно расходы на приобретение и доставку расходных материалов. Например, это покупка онлайн и доставка расходников для оргтехники в офис и постамат.